EMDR-Belgium – Huishoudelijk reglement, zoals goedgekeurd in de Algemene Vergadering van 14 mei 2022.

Vzw Eye Movement Desensitization and Reprocessing Belgium, H. Wittebolsstraat  25 – 3018  Wijgmaal, ondernemingsnummer: 894.717.508

Voorliggend huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van de vzw en telt als document om te voldoen aan de informatieplicht, zoals bedoeld in de wet van 03/07/2005 betreffende de rechten van de vrijwilligers.

Doel

Art. 1. De vzw heeft als doel

• De leden, hulpverleners die de EMDR-therapie beoefenen in België te groeperen
• De kwaliteit van de EMDR-therapie in België te garanderen ter bescherming van en als dienstverlening naar het publiek, door het uitwerken, vastleggen en verspreiden van hoge kwaliteitscriteria op vlak van opleiding in, toepassing van en onderzoek naar EMDR, dit in overeenstemming met de Europese EMDR-vereniging.
• Het opleggen aan en laten respecteren door erkende opleidingscentra in België van criteria voor het opleiden van hulpverleners in EMDR ten einde hen de titel “EMDR-practitioner” te kunnen toekennen.
• Het opleggen en laten respecteren door erkende opleidingscentra in België van criteria voor de voortgezette opleiding van EMDR-practitioners.
• Het aanmoedigen van het installeren van een continu evaluatiesysteem van de kwaliteit van de EMDR behandeling.
• Het stimuleren van onderzoek met betrekking tot EMDR
• Het verspreiden van wetenschappelijke en praktijk-informatie met betrekking tot EMDR aan de leden van de vereniging en het publiek.
• Het ontwikkelen van relaties met gelijkaardige organisaties in de andere landen van EMDR-Europe en daarbuiten.

De vereniging gebruikt alle middelen en werkvormen die gericht zijn op de verwezenlijking van haar doelstellingen. De vereniging kan in beperkte mate handelsactiviteiten verrichten ter ondersteuning van haar opdracht. De vereniging organiseert haar activiteiten zowel in haar maatschappelijke zetel als op andere plaatsen.

Art. 2. Wijzigingen aan dit reglement kunnen door de Raad van Bestuur worden aangebracht met een eenvoudige meerderheid van stemmen als tenminste de helft van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is. Dit huishoudelijk reglement dient daarna goedgekeurd te worden door de Algemene Vergadering.

Algemene Vergadering

Om een efficiënte en tevens democratische werking te garanderen wordt er in de statuten van onze organisatie onderscheid gemaakt tussen toegetreden leden en effectieve leden. Ieder nieuw lid is per definitie een toegetreden lid. Bij het behalen van de titel “EMDR-Europe practitioner” wordt een toegetreden lid (zonder stemrecht) automatisch een effectief lid (stemrecht). Toegetreden leden kunnen echter al sneller effectief lid worden, indien ze dit wensen, door te participeren in één van de verschillende comités.  Deze stappen worden hierna verduidelijkt.

Art. 3. Leden: Men is toegetreden lid wanneer men in de opleiding tot EMDR-practictioner level 1 begint en zijn lidgeld betaald heeft. Als toegetreden lid is men uitgenodigd maar niet stemgerechtigd op de Algemene Vergadering. Toegetreden leden kunnen deelnemen aan de discussies. Toegetreden leden worden uitgenodigd om actief deel te nemen aan één of meerdere verschillende comités. Een comité is een groep van leden die regelmatig samenkomen rond een bepaald thema, zoals communicatie, om dat thema binnen de vzw vorm te geven en uit bouwen. Dit comité werkt in nauw verband met de Raad van Bestuur. Om dit te garanderen heeft elk comité één vertegenwoordiger, een effectief lid, voorgedragen door het comité en goedgekeurd, aanvaard door de Raad van Bestuur en goedgekeurd door de Algemene Vergadering. Nadat men één jaar actief meewerkt in een comité kan men een aanvraag doen om effectief lid te worden. Om effectief lid te worden dient men een schriftelijke aanvraag te richten aan de voorzitter van de Raad van Bestuur, samen met een schriftelijke instemming het doel en de statuten van de vereniging te eerbiedigen. De Algemene Vergadering, waarvan twee derden van de effectieve leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, beslist bij twee derde meerderheid van stemmen over de toetreding. Alleen effectieve leden zijn stemgerechtigd op de Algemene Vergadering.

Voetnoot: Overzicht: toegetreden leden en actieve (in een comité) toegetreden leden hebben geen stemrecht. Effectieve leden hebben wel stemrecht. Indien men effectief lid wenst te worden dient men een schriftelijke aanvraag te versturen aan de voorzitter van de Raad van Bestuur, na 1 jaar actief (in een comité) te zijn. Men wordt automatisch effectief lid bij het behalen van de titel “EMDR-Europe practitioner”. Vertegenwoordigers van comités dienen effectief lid te zijn, en voorgedragen door het comité en aanvaard door de Raad van Beheer. Effectief lid worden, of vertegenwoordiger van een comité, dient goedgekeurd te worden door de Algemene vergadering.

Art. 4. De Algemene Vergadering wordt minstens één maal per jaar samengeroepen op initiatief van de Raad van Bestuur via gewone omzendbrief, minstens twee weken voor de vergadering verzonden, ondertekend door de voorzitter of ondervoorzitter en de secretaris. Deze oproepingsbrief vermeldt plaats, datum en uur van samenkomst. Hij bevat de agenda. De effectieve leden kunnen punten op de agenda laten plaatsen die zij besproken wensen te zien. Enkel een voorstel ondertekend door 1/20 van de effectieve leden komt op de agenda indien 1 week op voorhand ter kennis gebracht aan de voorzitter.

Art. 5. Functioneren: De vergadering van de Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Bestuur of door de ondervoorzitter. Al de effectieve leden van de Algemene Vergadering hebben gelijk stemrecht en beschikken over één stem. De effectieve leden kunnen zich laten vertegenwoordigen door een ander effectief lid, mits geschreven volmacht. Elk effectief lid mag slechts over één volmacht beschikken. De stemmingen gebeuren bij handopsteken. Indien over personen gestemd wordt zijn ze evenwel schriftelijk en geheim. De Algemene Vergadering zal geldig kunnen beraadslagen en besluiten als tenminste de helft van de effectieve leden aanwezig of vertegenwoordigd is.

Art. 6. De leden van de Algemene Vergadering kunnen te allen tijde ontslag nemen uit de vereniging. Effectieve leden kunnen te allen tijde toegetreden lid worden. Hiertoe volstaat het een schrijven te richten aan de voorzitter van Emdr-Belgium met daarin de vermelding van datum van ontslag of verandering. Voor besluiten rond uitsluiting van leden dienen twee derden van de effectieve leden aanwezig of vertegenwoordigd te zijn. De volgende leden kunnen uitgesloten worden uit de vereniging:

• effectieve leden die gedurende twee opeenvolgende jaren geen enkele Algemene vergadering bijgewoond hebben, of zich niet hebben laten representeren.
• effectieve leden die hun titel van “EMDR-Europe practitioner” verliezen, en zich na één jaar na het verstrijken van hun titel niet in orde gebracht hebben.
• leden die hun lidgeld na aanmaning niet betaald hebben.
• leden die ernstige schade berokkenen aan de goede naam en werking van de vereniging, nadat het lid werd gehoord.

In dit laatste geval dient de vereniging aan het betrokken lid de reden en de datum van uitsluiting schriftelijk mee te delen.

Raad van Bestuur

Art. 7. De leden van de Raad van Bestuur worden benoemd door de Algemene Vergadering uit de effectieve leden en zijn ten alle tijden door deze afzetbaar. Vertegenwoordigers van de verschillende comités maken deel uit van de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur kiest onder zijn leden een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en een penningmeester. Een bestuurder kan vrijwillig ontslag nemen via aangetekend schrijven aan de Raad van Bestuur of de voorzitter. De bestuurders worden benoemd voor een termijn van 4 jaar. De leden van de Raad van Bestuur zijn herverkiesbaar. Aan het mandaat van lid van de raad van bestuur kan voortijdig een einde komen door:

• vrijwillig ontslag;
• ontslag als lid van de vereniging.

Art. 8. De taakverdeling van de functies binnen de raad van bestuur is de volgende:

• de voorzitter heeft de leiding van de vereniging en ziet toe op de goede werking ervan. Hij waakt erover dat de vergaderingen regelmatig plaatsvinden en dat de agenda wordt opgesteld. Hij leidt de besprekingen en zorgt voor het nemen en opvolgen van de beslissingen.
• de onder-voorzittervervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.
• de secretaris is verantwoordelijk voor het voeren van de correspondentie, het verzenden van de uitnodigingen voor de vergaderingen, het opmaken en bijhouden van de notulen van de vergaderingen, het opmaken en bijhouden van de ledenlijst en het opstellen van het jaarverslag.
• de penningmeester is belast met het beheer van de financiën van de vereniging en het opstellen van de jaarlijkse begroting en de jaarlijkse rekening. Hij houdt tevens een correcte boekhouding bij.

Art. 9. In de schoot van de raad van bestuur kunnen comités opgericht worden voor het realiseren van bepaalde projecten. De Raad van Bestuur garandeert dat elk comité georganiseerd wordt door een beheerder. Indien nodig kan hiervoor een beroep worden gedaan op externe deskundigen. Deze externen hebben geen enkele beslissingsbevoegdheid, enkel een adviserende opdracht.

Art. 10. Raad der wijzen. De doelstelling van deze raad der wijzen is om de ervaring die leden hebben opgebouwd in de werking van onze vereniging te kunnen raadplegen. Deze raad is in deze zin mee aandachtig voor de doelstellingen van de vereniging, zoals geformuleerd in de statuten. Door hun ervaring vormen ze als een soort van experten een rijke bron aan informatie. Leden die vier jaar of meer actief waren in de vereniging als lid van het bureau, vormen automatisch deze raad der ouderen. Ze kunnen zelf beslissen om samen te komen, maar ze kunnen ook geconsulteerd worden als raad. Ze zijn raadpleegbaar en hebben geen beslissende functie.

Art. 11. Functioneren: De Raad van Bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter telkens als het belang van de vereniging dit vereist. De Raad kan ook door twee bestuurders worden samengeroepen. De oproepingsbrief dient minstens acht dagen voor de vastgelegde datum te worden verzonden en bevat de agenda, opgesteld door de voorzitter in overleg met de andere leden van de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur oefent zijn bevoegdheden als college uit. De Raad kan slechts geldig beraadslagen als de helft van de bestuurders aanwezig of geldig vertegenwoordigd is. De besluiten worden genomen met gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders. Bij staking van stemmen beslist de stem van de voorzitter of bij diens afwezigheid, van de ondervoorzitter of de oudste aanwezig persoon. Over personen geschiedt de stemming geheim en schriftelijk: bij staking van stemmen in dit geval is het probleem niet opgelost en kan het doorgeschoven worden naar de Algemene Vergadering. DeRraad kan besluiten buiten de agenda, mits unaniem akkoord van de statutair geldige aanwezigen. De Raad van Bestuur beheert de vereniging en vertegenwoordigt die bij alle gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen. Alle bevoegdheden die niet door de Wet zijn toegewezen aan de Algemene Vergadering worden uitgeoefend door de Raad van Bestuur. Dit zijn onder meer koop en verkoop van roerende – en onroerende goederen, huur- en verhuurovereenkomsten alsmede alle andere overeenkomsten, zelfs minnelijke schikkingen, dadingen, compromissen en arbitragebedingen, het aanvaarden van gelden, het aangaan van leningen, het aanvaarden van giften, schenkingen en sponsorgeld, het afsluiten van verzekeringen, bankrekeningen openen en beheren en daar geld op storten, betalingen verrichten die de vereniging verschuldigd is, de briefwisseling voeren en ontvangen, de vereniging in rechten vertegenwoordigen, zij het als eiser of verweerder. Het organiseren, benoemen, ontslaan en bezoldigen van het personeel die werken uitvoeren wordt gedragen door de Raad van Bestuur.

Art. 12. Voor alle handelingen in en buiten rechte hebben de voorzitter en de secretaris onbeperkte en afzonderlijke volmacht. Voor alle financiële verplichtingen hebben de voorzitter en de schatbewaarder onbeperkte en afzonderlijke volmacht tot een bedrag van 2500 euro. Boven dit bedrag is hun gezamenlijke handtekening of de gezamenlijke handtekening van twee bestuurders verplicht. Gemachtigden kunnen ontslag nemen via aangetekend schrijven en het beëindigen van de volmachten door de Raad van Bestuur gebeurt door een collegiale beslissing.

Bureau

Art. 13. Het bureau is samengesteld uit minstens de voorzitter, de vice-voorzitter, de secretaris en de schatbewaarder. Het staat in voor het dagelijks beheer van de vzw, en vergadert zo vaak als nodig om dit te verwezenlijken.

Briefwisseling

Art. 14. Alle documenten en briefwisseling “namens EMDR-Belgium” wordt gevoerd, wordt ondertekend door één of twee leden van de Raad van Bestuur, tenzij een ander effectief lid daartoe gemachtigd wordt door de Raad van Bestuur.

Vergoedingen

Art. 15. De leden kunnen geen aanspraak maken op vergoedingen voor hun prestaties in dienst van de vereniging.

Verzekeringen

Art. 16. De vereniging heeft een algemene verzekering Burgerrechtelijke Aansprakelijkheid afgesloten voor de vereniging en de leden bij AG Insurance met polisnummer 250/03/99.561.979.

Discretieplicht

Art. 17. De leden zijn gehouden tot discretie ten overstaan van gevoelige persoonsgebonden informatie die zij zouden vernemen in het kader van hun vrijwilligerswerk en tegenover derden wat betreft de werking van de vzw.